Ведение ВЭД (внешнеэкономической деятельности) требует опыта и практики в области оформления и применения специализированной документации. Одним из таких документов может стать инвойс: столкнуться с данным термином можно в моменты осуществления международных торговых процедур.
Примечательно, что в коммерческой деятельности Российской Федерации данное обозначение используется очень редко. Однако знать его специфику лицам ВЭД обязательно, ниже мы расскажем об особенностях и правилах составления инвойсов.
Понятие и функции инвойса
Invoice или инвойс – это печатный или письменный документ, который продавец предоставляет покупателю. Подробное описание содержит названия торговых позиций, их точное количество и конечную стоимость. Эти данные передаются конечному покупателю, инвойс также учитывает условия осуществления перевозки, технические характеристики изделий, сведения об продавце и покупателе.
Главная цель invoice – это документально заверить список товаров, перевозимых в другое государство. В обязательном порядке фиксируется их название, цена, подробное описание, общее число и сопутствующие данные.
Документ свидетельствует о реализации погрузки товарно-материальных объектов и вместе с этим регулирует процедуру получения и оплаты багажа на основании требований поставки.
Инвойс считается обязательным соглашением для проведения таможенных и налоговых уплат. К примеру, коммерческий инвойс необходим для работников таможни, без этой бумаги товар не пройдет растаможку. Также он может применяться в качестве товарной накладной и подтверждать качество происхождения продукции.
В России понятие «инвойс» почти не используется: документ заполняется только при осуществлении международных внешнеэкономических сделок. Близким по значению является «счет на оплату», однако этот документ не включает столько подробной информации.
Инвойс выписывает экспортер в момент отгрузки товаров: далее бумагу направляют к покупателю.
Особенности документа:
- Направляется от продавца к покупателю;
- Содержит подробную информацию о качестве продукции;
- Включает объявленную стоимость отгружаемой партии;
- Обязательно дополняется реквизитами двух сторон;
Слово «инвойс» используется в качестве обобщения полного счета, который отправитель-продавец предъявляет покупателю. На практике чаще всего можно столкнуться с двумя другими типами документа:
- Commercial invoice или просто инвойс-фактура;
- Проформа-инвойс;
Инвойс-фактура – это товаросопроводительные бумаги, в процессе поставки именно по ним проводится оплата продукции. Фактура обязательна для составления декларации на экспорт и таможенной обработки при перевозе за рубеж.
Инвойс-проформа – это платежный счет с описанием, предшествующий окончательному счету, иначе – коммерческому инвойсу.
Проформа инвойс: что это
Proforma invoice или проформа-инвойс – это сопровождение, в которое вписаны предварительные сведения о перевозимой продукции. Сюда можно добавить данные о цене или количестве единиц, сам документ может являться поводом для выписки заключительной коммерческой фактуры.
В каких случаях направляется проформа? Обычно это происходит тогда, когда груз поставляется с предоплатой или бесплатно, в рамках гуманитарной благотворительности, на аукционы и др. Также проформу-инвойс можно оформить на отгруженный нереализованный товар и наоборот.
Проформа-инвойс не включает требование об обязательной уплате и не признается в качестве платежного соглашения. Счет-проформа не является подтверждением для получения денежных средств за товар.
В чем отличие проформы от фактуры? Главная особенность в возможности менять и редактировать данные: первый документ предусматривает допустимость корректировок до окончательного проведения поставки. К примеру, может изменится количество товарных единиц и другие детали.
Уже известно, что проформа – это заранее подготовленный документ, который передается покупателю для изучения списка товаров. Самые частые ситуации, в которых необходима проформа – это несогласованные товарные характеристики и точная стоимость, без чего утверждение коммерческого инвойса представляется невозможным.
Следует отметить, что особенно часто проформа используется в случаях, когда нельзя установить точную массу продукции перед погрузкой.
Пример: сыпучее сырье и другие материалы, которые часто сопровождаются проформой-инвойс. На основании предварительных данных формируется итоговый документ, который содержит нужные сведения в рамках оформленного соглашения.
Разница между инвойсом и проформой
На первый взгляд это почти аналогичные документы, но характерное отличие все же присутствует.
Разницу составляет указание промежуточных данных, что в случае с проформой предполагает исключительно информативную цель и дает получателю возможность узнать, какую сумму потребуется оплатить при расчете за поставку.
Кто оформляет документ? Инвойс оформляет владелец или сотрудник поставляющей товар организации. По факту это уполномоченное лицо, имеющее право на отправку, а также на оформление и заверяющие подписи в специализированных документах.
На практике это человек, который хорошо владеет английским или другим иностранным языком: часть документа нужно заполнять на языке принимающей территории.
Инвойс заключается в момент отправки багажа и передается за границу, где служит свидетельством для осуществления всех необходимых платежей.
